Entrevista: Natália Mazula Luiz, Arquivista do Grupo Colorado
Trabalhar com arquivo não é simples como algumas pessoas pensam. E como eu também pensei antes de fazer a entrevista com Natália Mazula Luiz, que é Arquivista formada pela Unesp, campus de Marília e que comemora hoje, 20 de outubro, o dia consagrado à sua profissão.
Em muitos lugares, como empresas, repartições públicas e até mesmo em nossas casas (!), as pessoas insistem em entulhar documentos de modo desordenado, sem nenhum cuidado com a classificação e organização.
Essa prática traz sérios prejuízos ao longo do tempo, desorganizando a vida pessoal e o funcionamento das empresas.
Na verdade a Arquivologia é um estudo altamente especializado, que oferece todo o conhecimento para analisar e organizar os documentos, fazendo com que estejam acessíveis e sejam tratados de maneira a garantir a integridade do suporte e da informação.
Se a desorganização nos documentos pode bagunçar a vida pessoal, imagine no caso de uma grande empresa com milhares de colaboradores.
A partir da metade do ano de 2014, Natália conta que o Grupo Colorado iniciou o processo de digitalização dos documentos dos colaboradores. Inicialmente foram digitalizados documentos do ano de 2012 e hoje, todos os documentos arquivados já estão em formato digital.
Todos os documentos físicos foram organizadas em três teras de documentos em nuvem. Quem entende de computadores, reconhece que é uma quantidade imensa de informação que está digitalizada e disponível para utilização imediata, e sem o setor de Tecnologia da Informação – TI, isto não seria realizado.
“Atualmente, o arquivo do Grupo Colorado pode ser acessado remotamente via computador, por aqueles profissionais que têm permissão para consultar esse prontuário”, conta Natália.
Ela conta que os documentos são mantidos em arquivo em prazos que variam entre sete e 60 anos. “Fizemos um estudo com base na legislação sobre os tipos de documentos que temos e a partir disso, criamos uma tabela de temporabilidade, ou seja, a tabela que indica o prazo em que o documento deve ser mantido em posse da empresa em sistemas físico e eletrônico. E é essa tabela que orienta nosso trabalho”, conta.
A cada mês, são processados pelo setor de Arquivos do Grupo Colorado mais de 4 mil documentos. Na empresa, os setores que são os principais clientes, ou seja, que mais se utilizam dos documentos arquivados são o Departamento Jurídico, o Setor de Administração de Pessoal e de Segurança do Trabalho. “Prestamos um grande serviço também aos colaboradores, principalmente no momento da aposentadoria, pois todos os documentos necessários estão adequadamente arquivados”.
Natália orienta as pessoas sobre a melhor forma de se organizar sobre os documentos pessoais: “É preciso conservar bem os documentos, evitando sujá-los ou fazer rasuras. As pessoas também devem se informar sobre quais tipos de documentos precisam ser guardados e aqueles que podem ser descartados”, informa.
Conhecimento sempre
A equipe de Natália é formada por quatro auxiliares e recebe muitos jovens que ingressam na empresa para estágio e pelo Programa Jovem Aprendiz. “Eu digo aos jovens que é preciso buscar sempre conhecimento para agregar à carreira. O conhecimento é indispensável para quem deseja ser um bom profissional. Mais do que simplesmente executar tarefas, é fundamental entender a razão de cada procedimento que realizamos. Assim, quando surge uma situação adversa, se pensarmos na atividade, vamos encontrar a melhor forma de superar o problema”, orienta. Sigilo e ética também são normas de conduta para quem opta por trabalhar com arquivos.
Natália é de Colina e fez o curso de Arquivologia no câmpus da Unesp de Marília. Antes de ingressar no Grupo Colorado, há sete anos e meio, trabalhou também como arquivista, em uma faculdade e também em prefeitura. Ela é casada e tem dois filhos de 10 e três anos de idade: “Minha família me apoia sempre. Mesmo quando decidi estudar fora e optei por um curso pouco convencional, o apoio foi total”, afirma
